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Policy e ottimizzazione della fornitura: responsabilità e competenze

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Eccoci al primo articolo di una serie dedicata alle policy aziendali, ed in particolare alle policy a supporto dell’approvvigionamento di energia elettrica e gas naturale.

 

Che cos’è una policy?

 

La policy è uno strumento che consente di disciplinare i vari aspetti necessari al corretto svolgimento delle attività oggetto della policy stessa, in questo caso, quindi, delle attività di ottimizzazione della fornitura e gestione del rischio.

Poiché l’ottimizzazione della fornitura energetica, dalla scelta del fornitore, del prezzo o dell’indice, fino alla gestione dei fixing e del rischio sotteso alla fornitura stessa, è un’attività non solo spesso strategica ma anche potenzialmente complessa e impegnativa, appoggiarsi ad una policy può aiutare a indirizzare le attività, le procedure e le scelte nella direzione ottimale, evitando ambiguità e incomprensioni. Insomma, una policy completa e strutturata può costituire un binario che guidi il processo dall’inizio alla fine senza consentire deviazioni fuorvianti e controproducenti.

 

La policy viene solitamente creata per adattarsi all’organizzazione e al profilo di rischio della società, in modo da calzare alla perfezione rispetto alla mentalità aziendale, alle consuetudini e ai soggetti coinvolti. È una espressione di quelle che sono ritenute le best practices, non solo in generale, ma nella loro applicazione proprio in quella stessa realtà aziendale. Non è strano, infatti, che due aziende simili (stesso business, stesso paese, stesse dimensioni) abbiano policy parzialmente diverse, proprio a riflettere il diverso approccio e metodo applicato da una e dall’altra.

 

Quali aspetti vengono chiariti nella policy?

 

La prima importante informazione contenuta nella policy riguarda lo scopo, ovvero quali sono gli obiettivi per i quali è stata redatta. Fra questi, tendenzialmente, troveremo al primo posto una frase del tipo “definire le linee guida per l’attività di …”. Subito dopo ci sarà “individuare le figure aziendali coinvolte” e “assegnare le responsabilità, le competenze e il perimetro di operatività”.

Come mai è così importante definire le responsabilità e il perimetro di ciascuno degli attori coinvolti? Di primo acchito sembra una cosa banale, ma non lo è affatto.

Innanzitutto, per il corretto svolgimento di tutte le attività previste, a partire proprio dalla selezione del fornitore, è importante che non vi siano ambiguità su chi sia la persona o il dipartimento aziendale che se ne deve occupare. Non solo affinché non si creino situazioni di confusione, ma anche per consentire ai diversi soggetti in gioco di focalizzarsi sui loro obiettivi.

Inoltre, è importante che ciascuna figura sia valutata sulla base delle responsabilità e delle attività che gli competono. Un energy manager, ad esempio, sarà valutato in base alla sua gestione del contratto di fornitura energetica, rispetto alle sole aree di sua responsabilità. In questo caso, probabilmente, la valutazione finanziaria dei fornitori selezionati sarà di competenza di un dipartimento diverso e non rientrerà fra le attività dell’energy manager.

Insieme all’individuazione delle figure aziendali coinvolte, ne viene dunque chiarito il ruolo, l’autonomia decisionale e i limiti operativi. Consentendo a ciascuno di muoversi all’interno di un determinato perimetro operativo, infatti, si evita che un soggetto si trovi a prendere decisioni o ad analizzare qualcosa che non sia di sua competenza, lasciando che ciascuno si concentri sulle attività che è in grado di gestire meglio.

Nell’esempio di prima, dunque, l’energy manager si troverà a scegliere il fornitore sulla base di una valutazione della solidità finanziaria fattagli dal dipartimento AFC e sulla base del prezzo e delle altre condizioni di fornitura delle quali si sarà lui stesso occupato.

 

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Queste formalità, questi limiti, non vogliono essere qualcosa di imposto dai vertici dell’azienda sui soggetti coinvolti, ma anzi, tutelano tutte le parti in causa. Da un lato, le direttive e le intenzioni della direzione aziendale vengono chiarite in maniera precisa e articolata, dall’altro i diversi soggetti coinvolti sono tutelati e tranquilli del fatto che il loro operato sia inequivocabilmente in linea con quanto stabilito dalla società.

È bene dunque che non solo le società più grandi e organizzate si dotino di una policy a supporto dell’attività di ottimizzazione della fornitura energetica, così da guidare le scelte nella direzione corretta tutelando allo stesso tempo anche le figure coinvolte.

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