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La gestión energética (o energy management) es el arma más poderosa y efectiva en las manos de un gestor energético. De hecho, defender a la empresa de los despilfarros y los altos costos debidos al suministro de energía es una tarea difícil y compleja: es necesario esgrimir con destreza las herramientas más adecuadas. La improvisación, los cálculos concisos y los suministros baratos, de hecho, pueden no ser suficientes para alcanzar los objetivos comerciales.

Clasificada entre los mejores aliados de los negocios, la gestión energética es, sin duda, la mejor forma de analizar, controlar y gestionar todos los aspectos relacionados con la energía.

Gestión energética, la clave

Literalmente, la gestión energética es la "gestión de la energía" de una empresa, un enfoque sistemático, un conjunto de técnicas que aseguran resultados de eficiencia y ahorro en la empresa.
Sin embargo, interpretándolo como una visión global, un nuevo paradigma de pensamiento sobre el tema es quizás más correcto. Más aún porque hoy en día el empresario tiene al menos tres preguntas que responder:

- ¿Cómo puedo ahorrar dinero?
- ¿Qué modelo de gestión energética puede llevarme a mejorar constantemente mi rendimiento energético?
- ¿Cómo puedo adaptarme a las exigencias de la legislación europea en materia de medio ambiente?

La combinación de diferentes requisitos, tanto internos como externos a la empresa, cambia el juego de año en año. Una buena estrategia energética debe tener esto en cuenta.

Gestión energética y normativa europea

Por supuesto, ahorrar dinero es importante. Sin embargo, hay otras razones para crear un buen sistema de gestión.
El "marco climático y energético de 2030" de la Unión Europea, por ejemplo, establece objetivos para el período comprendido entre 2021 y 2030 que ninguna empresa puede evitar (europa.eu)

• Una reducción de al menos el 40% de las emisiones de gases de efecto invernadero (en comparación con los niveles de 1990)
• Al menos un 32% de energía renovable
• Una mejora de al menos el 32,5% en la eficiencia energética

En el futuro inmediato, estos indicios llevan a la necesidad de repensar la política energética de las empresas de manera estratégica y a veces radical.

Implementar el Energy Management System (EMS)

Cada organización es única y es esencial que el sistema de gestión energético sea único y esté alineado con los sistemas de calidad y medioambientales existentes en la empresa.
La puesta en práctica de un EMS implica una serie de pasos:

• Elaborar un balance energético, es decir, medir el consumo de energía y recoger datos.
• Análisis de datos: encontrar y cuantificar el despilfarro de energía y examinar los ahorros que podrían hacerse interviniendo en las instalaciones y el equipo (por ejemplo, la iluminación) o mejorando el aislamiento de los edificios.
• Inversiones para el ahorro de energía (sustitución, mejora de equipos ineficientes o aplicación de nuevas tecnologías).
• Informe sobre la marcha de los trabajos basado en los datos reunidos para verificar el éxito de las medidas adoptadas.
  
  

Técnicas de gestión energética: instrucciones de las normas

Un buen enfoque para aprender a dominar las técnicas de gestión energética es remitirse a la norma ISO 50001 "Sistemas de gestión energética - Requisitos y directrices de uso". La norma internacional ISO 50001 especifica los requisitos para crear, poner en marcha, mantener y mejorar un EMS. La norma puede ser integrada con ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001.

Cómo optimizar el tiempo de gestión energética

El compromiso requerido para la gestión energética es grande. Se necesita mucho tiempo. Tener unas pocas semanas extra podría marcar la diferencia. Pero, ¿cómo recuperarlos? La solución viene del mundo digital: un marketplace efectivo puede hacer que la elección de un nuevo proveedor de energía sea lo más fácil posible. En unos pocos pasos online. Las horas de trabajo que se liberan pueden utilizarse precisamente para las actividades de gestión energética de la empresa.

 

Aunque parezca complejo, un sistema de gestión energética puede ser implementado dentro de una empresa sin ninguna dificultad particular. Por supuesto es necesario comprenderlo en profundidad, todas las fases deben ser estudiadas con detenimiento, pero orquestar un sistema de gestión de la energía (SGE) verdaderamente eficaz no es una tarea tan desalentadora como puede parecer una vez conozcamos bien qué es.

Obviamente no se puede improvisar. El sistema de gestión energético, de hecho, es por definición una herramienta técnica, específica y rigurosa. Requiere experiencia, inversión y constancia, por lo que, a veces, puede parecer un obstáculo demasiado difícil de superar.
Sin embargo, las características de un SGE eficaz pueden resumirse en unos pocos pasos que, para el lector, puede entenderse como un verdadero vademécum.

Veamos cuáles son los principales requisitos de un SGE efectivo.
Un sistema de gestión energético exitoso debe ser:

1 - Comunicar, compartir, participar

En primer lugar, la implementación de un sistema de gestión energética requiere un cambio cultural dentro de la empresa. El SGE, de hecho, no sólo tiene como objetivo reducir el consumo de energía. Más bien, pretende crear un sistema de mejora continua en los términos más generales de la eficiencia energética. Las funciones de la empresa que participan en ese sistema son muchas, se necesitan diversas aptitudes profesionales y una conciencia a todos los niveles en cuanto a la gestión y los beneficios económicos que se pueden obtener.
Involucrar a todo el personal y aplicar el sistema a cualquier área de la empresa es una obligación.

2 - Peculiar y adecuadamente financiado

Toda empresa tiene sus propias necesidades de producción. Traducido en términos de energía, cada industria u oficina determina un cierto consumo en virtud de lo que produce. La mezcla de energía, las tecnologías utilizadas, las instalaciones y los instrumentos de control utilizados son el resultado de una elección minuciosa del empresario. Sin embargo, es necesario que la SGE sea una actividad adecuadamente financiada, porque requiere personal capacitado, controles periódicos y eventuales inversiones para mejorar el rendimiento energético a cualquier nivel.

3 - Basado en el ciclo Plan-Do-Check-Act

Una primera e importante ayuda para la implementación de un SGE realmente efectivo es dada por la norma UNI CEI EN ISO 50001. El enfoque general que sugiere la norma puede seguirse con el objetivo de la certificación o sólo como guía.
La norma se basa en el ciclo Plan-Do-Check-Act (europa.eu):

• Plan: Llevar a cabo el análisis energético para establecer la base inicial, los indicadores de rendimiento energético, los objetivos y los planes de acción necesarios. El plan de acción debería actualizarse periódicamente, teniendo en cuenta los cambios en el rendimiento, las prioridades y las novedades introducidas en el equipo.
  
  
• Do: Aplicar los planes de acción de gestión energética.
  
  
• Check: Supervisar y medir los procesos que determinan el rendimiento energético e informar de los resultados.
  
  
• Act: Tomar medidas para mejorar continuamente el rendimiento energético.
  
  

4 - Un ciclo continuo

Un sistema de gestión energético no es nunca un camino lineal con un principio y un final. Más bien es un ciclo cerrado. La secuencia de pasos se repite continuamente a lo largo del tiempo y cada ciclo conduce a una mejora de los resultados en comparación con el anterior. Por esta razón, se debe realizar una comprobación de los parámetros de eficiencia al final de cada ciclo. Esto puede hacerse mediante un control interno o, en el caso de la certificación, mediante una auditoría energética.

5 - Integrado con otras certificaciones

Para ser competitivos en el mercado internacional y cumplir las normas ambientales, la industria y las empresas deben adaptarse a la normativa vigente. La aplicación de un sistema de gestión de la energía certificado por la ISO 50001 (o inspirado en la ISO 50001) puede aportar beneficios tanto en la gestión ambiental como en la de la calidad. Por lo tanto, es esencial que los modelos se integren.

Sistemas Smart para apoyar a los gestores de energía

La gestión energética necesita, por lo tanto, tiempo y concentración para planificar todos los pasos para implementar el sistema. La tecnología viene en ayuda del gestor de energía a través de sensores de detección de consumo, fabricación inteligente, soluciones informáticas online, además, se dispone de un sistema inteligente para optimizar el tiempo de selección de nuevos suministros. Un apoyo valioso para optimizar el tiempo y asignar los recursos de la mejor manera.

"En medio del caos, también existe la oportunidad".

  ~ Sun Tzu.

Aunque hoy estamos hablando de la gestión energética en 2020, el filósofo chino del siglo V a.C. suena muy actual con su pensamiento. Teniendo en cuenta que se le atribuye un importante tratado de estrategia militar, "El Arte de la Guerra", la conexión se hace fácil: "Covid19 - recesión - oportunidad". 

Incluso de la dura batalla contra el virus, se aprende algo.  
¿Qué nos dejará 2021? ¿Y qué tiene que ver este tema con la gestión energética para empresas? 
Más de lo que podrías imaginar.  
Pero vayamos por orden y tratemos de entender mejor el contexto en el que trabaja el Gestor Energético.  

Abre los ojos gracias a la crisis 

Fuertemente afectadas por la propagación del virus, las empresas españolas están luchando por levantar cabeza, unas más, otras menos. El dinero es escaso y ahorrar resulta imprescindible. Por lo tanto, cada vez es más necesario reducir los costos de la factura energética.  

Pero ten cuidado de elegir sólo en base al precio. Esto no sería una buena forma de gestionar la energía.

Encontrarse con un proveedor en riesgo de quiebra es una posibilidad real. La liberalización del mercado energético, de hecho, se ha traducido rápidamente en una proliferación de empresas que compiten por captar el cliente, centrándose sólo en el precio. Es probable, sin embargo, que la mayoría de ellas tengan un nivel intermedio de solvencia y, por lo tanto, no sea suficiente para superar fácilmente la crisis. ¿Qué sucedería en el caso de un contrato existente con una empresa financieramente frágil? El daño también afectaría a las cuentas de los clientes. Por lo tanto, la elección del proveedor debe hacerse más cuidadosamente. 

La caída de los mercados ayuda a la gestión energética 2020 

En los primeros meses del año, los precios del gas y la electricidad en la mercado energético cayeron considerablemente. Se habló de un colapso.  
En medio del caos de la pandemia, firmar un contrato a esos precios habría sido muy rentable. Puede que no haya sido tu primera idea, pero podemos reflexionar sobre ella hoy.

Las fluctuaciones del mercado, permiten en cualquier momento del año aprovechar las mejores oportunidades. Sólo necesitas conocerlas y saber cómo actuar.

El año 2020 muestra que aquellos que contrataron sus suministros para los años venideros han aprovechado las consecuencias del Covid. 
Para lograr tal resultado, bastaba con elegir un contrato de precio indexado y hacer la fijación de una parte de la energía mientras el mercado caía.  
Firmar hoy un contrato de suministro para los años posteriores a 2021 puede parecer extravagante, pero tiene mucho sentido. Podrías incluso fijar el precio del 50% de la energía, por ejemplo, del 2022.  

La Gestión Energética 2020, rompe con el pasado, también en vista de que la digitalización de las empresas ha crecido considerablemente. ¿Quién no ha recurrido al smart working? ¿Quién no busca las mejores soluciones online para cualquier problema hoy en día? 

Incluso para la gestión energética, internet tiene las respuestas perfectas: plataformas y servicios digitales para gestionar la búsqueda de proveedores financieramente sólidos y para aprovechar las oportunidades de las fluctuaciones del mercado con un contrato de precio indexado.

Se dan por sentados, parecen insignificantes y sin embargo son muy peligrosos.

Los mitos son conceptos erróneos, falsos, y caer en su trampa puede acarrear un gasto considerable. Lo más probable es que la gestión energética se perciba como muy compleja debido a las creencias y convicciones erróneas que pesan sobre las decisiones de los gestores de energía. Nos preguntamos cuáles son los errores más comunes que se pueden cometer en fases delicadas como la finalización del contrato o la elección de la estrategia de precios. Hemos seleccionado cinco de los tópicos más insidiosos y comunes a los que hay que prestar atención.

 

 

1. "Las cláusulas del contrato están ocultas o no son importantes"

Se subestima la importancia de las cláusulas de los contratos de suministro de energía. Sin embargo, hay cláusulas que son cruciales para la evaluación del contrato. A menudo los únicos elementos en los que el cliente centra erróneamente su atención cuando tiene ante sí un contrato de suministro son la cantidad y el precio, mientras que las condiciones generales se subestiman.  Ocurre que las condiciones especiales, aunque son negociadas, son consideradas como lo único importante y nunca son leídas junto con las condiciones generales, aunque sean parte integra de ellas, siendo un acto modificatorio y complementario.

Por ejemplo, la renovación tácita de las condiciones generales, las condiciones de pago y la notificación de terminación del suministro y otras condiciones. Ignorar estos puntos en el contrato puede desencadenar en gastos considerables, así que asegurate de tener claras todas las obligaciones del contrato que firmes.

 

 

2.  "El único aspecto que permite ahorrar es el precio"

Mucha gente piensa, de manera incorrecta, que "la propuesta comercial más adecuada es la que asegura el mayor ahorro en el precio de compra". Para lograr un ahorro significativo ten una cosa en mente: ¡El precio por sí solo no es suficiente!  La verdadera buena elección viene por la evaluación de la calidad de la oferta del suministro de energía. Se consigue a largo plazo, con la mezcla adecuada de servicios recibidos y costos.

• En primer lugar, evalúa la claridad y transparencia del proveedor en el que confías. Recuerda que como cliente, tienes derecho a recibir toda la información de forma precisa, rápida y a tiempo. Por lo tanto, la claridad de la factura y la documentación, un sitio web bien organizado con facturas de contratos y datos de consumo accesibles, la puntualidad en la facturación y, no menos importante, la disponibilidad de los operadores en el teléfono. Todos estos son criterios que mejoran enormemente la calidad de un proveedor. 
• Las facturas emitidas por los proveedores de energía españoles a menudo no son muy transparentes. Los casos más críticos son dos: demasiados detalles o muy pocos. Algunos proveedores han tratado de hacer más comprensibles sus documentos dividiendo los artículos de precio en tres grupos: gastos generales, impuestos, servicios de red y servicios de venta.
  
  

3. "La tecnología digital no garantiza la seguridad"

Para la presentación de datos, tenemos que superar la creencia de que si es digital es menos seguro enviar información a los proveedores.

La tecnología digital no sólo permite acelerar el envío de una solicitud de oferta (RFO), sino que, por el contrario, hace que este proceso sea más seguro, más transparente, menos complejo y mejor organizado.

Por lo tanto, la tecnología digital no debe ser vista sólo como una comodidad, donde se puede obtener cualquier respuesta, en el menor tiempo posible, sin invertir demasiado esfuerzo. También es un espacio seguro, porque facilita y hace más segura la transferencia al proveedor de toda la información que será necesaria para recibir una oferta personalizada para un contrato de suministro energético.

 

4. "Los contratos de precio variable son más arriesgados"

Elegir un contrato de precio variable es arriesgado, sobre todo cuando no se tiene el conocimiento del mercado o no se tiene el tiempo suficiente para dedicarse a él. Quienes dicen estar en contra de los contratos indexados suelen enfrentarse a tres tipos de problemas:

• Obtener una visión del mercado y establecer una estrategia de gestión de riesgos es complejo debido a la fragmentación de los datos y a la falta de exhaustividad de la información. Es necesario dedicar mucho tiempo y experiencia a la supervisión del funcionamiento de los mercados de la electricidad y gas. 
• Entender cuándo es el momento adecuado para comprar electricidad y gas, es la cuestión que concierne a todos los gestores de energía. Para responder a esta pregunta se requiere un alto nivel de conocimientos especializados y una vigilancia constante de las tendencias del mercado. Por eso es necesaria la consultoría externa, pero a menudo es demasiado cara para las empresas. 
• La responsabilidad de cualquier error recae enteramente en una persona, que luego se esforzará por explicar el error a la alta dirección, teniendo en cuenta la dificultad que mencionamos anteriormente para encontrar información sobre el mercado.  
  Sin embargo, con los conocimientos y las herramientas adecuadas, se puede interpretar correctamente la tendencia del mercado y predecir los movimientos estratégicos, obteniendo un ahorro considerable en el presupuesto de la empresa.

5. "Con un contrato de precio variable, no puedo hacer un presupuesto"

Mucha gente tiene la idea equivocada de que para presupuestar su suministro energético, la única opción es tener un contrato de precio fijo. En realidad, también es posible prever un cierto presupuesto a través de un contrato de precio variable. Sin embargo, para tener una previsión presupuestaria fiable es necesario haber hecho todas las fijaciones del contrato indexado, hasta llegar al 100% del volumen consumido en el momento del cálculo del presupuesto. 

Como todos los tópicos, también éstos sobre los contratos de energía esconden un fondo de verdad, para ello es necesario hacer una valoración sobre la veracidad de los hechos, pero lamentablemente poca gente los pone en duda.